Qu’est-ce qu’un secrétaire de mairie ?
La secrétaire de mairie, position pivot dans l’administration communale, remplit diverses missions essentielles pour le fonctionnement optimal de la mairie. Voici une exploration détaillée de ses principales responsabilités.
Gestion administrative
La gestion du courrier constitue une des responsabilités primordiales d’une secrétaire de mairie. Cette tâche comprend la réception, le tri et la distribution du courrier entrant. De la même manière, le courrier sortant nécessite d’être correctement adressé et expédié dans les délais.
La rédaction des délibérations du conseil municipal fait également partie de ses attributions. Cela implique la prise de notes pendant les réunions, la transcription soignée des décisions prises et la préparation des procès-verbaux pour archives et communication officielle.
Ce métier nécessite aussi la prise en charge du suivi des décisions du conseil municipal, s’assurant que chaque mesure adoptée est mise en œuvre conformément aux délais prévus.
Accueil du public
Au sein de la mairie, la secrétaire joue un rôle fondamental dans l’accueil du public. Souvent premier contact des citoyens avec l’administration communale, elle reçoit et oriente les usagers en fonction de leurs demandes. Ceci peut comprendre la délivrance de documents, l’assistance dans le remplissage de formulaires ou le guidage vers le bon interlocuteur.
La gestion des demandes citoyennes, qu’elles soient formulées par téléphone, par courrier ou en personne, fait également partie de ses tâches. Elle doit être capable de traiter ces demandes de manière efficace et professionnelle, assurant un service public de qualité.
Affaires générales
Savoir gérer divers aspects des affaires générales. Cela comprend l’état civil où elle prépare et délivre des documents tels que les actes de naissance, de mariage ou de décès.
Dans le cadre des élections, elle organise le matériel électoral, met à jour les listes électorales et assiste lors du dépouillement des votes.
Enfin, la gestion des salles communales peut faire partie de ses attributions, notamment la planification de leur utilisation, l’organisation du nettoyage et de l’entretien, ainsi que la coordination des diverses activités qui s’y déroulent.
Compétences requises pour devenir secrétaire de mairie
Les compétences clés pour réussir :
- Sens de l’organisation : Avec la variété de tâches à accomplir, la capacité à gérer plusieurs missions simultanément est indispensable.
- Communication efficace : Interlocutrice privilégiée des citoyens et des autres membres du personnel, elle doit être en mesure de communiquer de manière claire et courtoise.
- Compétences rédactionnelles : La rédaction de procès-verbaux et de correspondances nécessite une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Discrétion : Respecter la confidentialité est crucial dans ce métier, étant donné qu’elle traite des informations sensibles.
- Compétences informatiques : L’utilisation de logiciels de bureautique et de gestion est courante dans ce poste.
- Connaissance de l’environnement territorial : Une bonne compréhension de l’environnement local et de la législation est requise pour traiter efficacement les affaires de la mairie.
Quel diplôme pour être secrétaire de mairie ?
Pour accéder à ce métier, plusieurs voies de formation sont possibles. Voici les titres de diplômes les plus courants ainsi que quelques formations complémentaires :
| Titre du diplôme | Niveau | Durée |
|---|---|---|
| BTS gestion de la PME | Bac +2 | 2 ans |
| DUT Carrières juridiques | Bac +2 | 2 ans |
| Licence administration publique | Bac +3 | 3 ans |
| Licence Pro Métiers des administrations et collectivités territoriales | Bac +3 | 1 an après un Bac +2 |
| Master administration publique | Bac +5 | 2 ans après une licence |
Ces formations fournissent des bases solides pour comprendre l’administration publique et acquérir les compétences nécessaires pour ce poste. Chacune d’elles offre des perspectives différentes, permettant aux candidats de choisir celle qui correspond le mieux à leurs aspirations professionnelles. Pour découvrir plus d’opportunités et de descriptions de métiers, jetez un oeil à nos dernières actualités sur l’emploi”
Devenir secrétaire de mairie sans diplôme : est-ce possible ?
Même si cela peut paraître compliqué, ce n’est pas totalement impossible. Ce métier est ouvert à des profils variés et il est à noter que l’expérience et les compétences acquises peuvent parfois compenser l’absence d’un diplôme.
Cependant, même sans diplôme, il sera nécessaire d’acquérir certaines connaissances clés pour mener à bien les tâches de secrétaire de mairie. Des formations internes, des stages ou des apprentissages peuvent être des moyens efficaces de se familiariser avec le travail administratif et d’apprendre sur le tas.
Il est aussi possible de passer des concours administratifs de catégorie C organisés par la fonction publique territoriale, qui sont accessibles sans diplôme. En réussissant un de ces concours, il est possible d’obtenir un poste de secrétaire de mairie, même si la concurrence est souvent rude.
